Na osoblju recepcije je velika odgovornost jer obično se pri dolasku u hotel gost s njima najprije sreće i dobiva dojam o hotelu. Recepcija je ključno mjesto protoka informacija te je povezano sa svim organizacijskim cjelinama u hotelu.
Dobra organizacija recepcije, školovano osoblje i besprijekorno funkcioniranje u kojem je često važno dati odgovor i prije nego što je postavljeno pitanje, uvjet je za pružanje kvalitetne usluge.
Već prema načinu prijema i dogovora oko potrebnog smještaja te dodatnih usluga gost će ocijeniti kakvu razinu usluge može u hotelu očekivati. Bez obzira na broj zvjezdica, odnosno kategoriju hotela, prostor u kojem se nalazi recepcija treba biti ugodan, lijepo uređen, osvijetljen i koliko je moguće, prostran.
Strateški smještena recepcija u predvorju hotela znači mjesto s kojeg osoblje ima nesmetan pogled na sva važne točke - od ulaza, prostora predvorja, dizala, do stepenica koje vode prema sobama te restoranu, caffe baru, dvorani za sastanke...
Vidjeti sve, a opet izbjeći pretjeranu nametljivost odlika je kvalitetnog osoblja!
Recepcija je svojevrsna posjetnica svakog hotela. Zbog toga bi se prilikom njenog osmišljavanja i postavljanja trebalo voditi računa o funkcionalnom dizajnu te mogućnostima neometane komunikacije i potpune iskorištenosti raspoloživog prostora. Naravno, sve to mora pratiti i osjećaj tople i dinamične dobrodošlice!
Od trenutka dolaska pa do trenutka odlaska, osoblje recepcije je u stalnom neposrednom kontaktu s gostom. Iz tih razloga je za poslove recepcionera važno izabrati kvalitetne, dinamične, nasmijane, ali i odgovorne ljude koji će u svakom trenutku znati kako pomoći gostu u bilo kojoj situaciji.
Za stvaranje onog prvog dojma o hotelu gostu ne treba puno vremena, a uz osobni pristup kod check-ina taj dojam će sigurno biti odličan. Naime, moderno koncipirane recepcije goste po dolasku smještaju u naslonjač u predvorju, uz ponuđeno piće i snack, dok recepcioner obavlja svoj administrativni dio posla.
Gost preuzima ključ od sobe dok se opušta u naslonjaču... tek sitnica za zadovoljstvo koje može usputnog gosta pretvoriti u vjernog!
